Fonctions Avancées (à partir des versions 3.xx )


Conseil : consultez d'abord les fonctions de Base
 
Nouveau look : de nouveaux boutons en rapport avec les nouvelles fonctionnalités

L'enrichissement du programme avec des fonctions de recherche dans les fiches est responsable d'un nouveau look du programme où l'on voit apparaître de nouveaux "boutons" supportant les nouvelles fonctions.

Voici donc comment se présente maintenant le programme

Comme vous pouvez le voir la fiche ci-dessus fait partie du relevé d'Ortizet (Requista) effectué avec GeneaSaisie par Emeline MICHAUT : importé dans GeneaSaisie ce relevé est beaucoup plus aisément consultable ! Essayez donc ...

Je ne reviens pas sur les boutons dont une description est faite avec les fonctions de Base du logiciel

Les boutons nouveaux sont "Mode Recherche", "Recherche", "Fin de Recherche", "RAZ" et "Envoyer"

Un clic de la souris sur un bouton permet de l'activer

Le bouton "Mode de Recherche" permet de passer en mode Recherche. Un écran avec une fiche vide apparaît . On choisit les critères de recherche . Les critères de recherches associés sont nombreux . Si on cherche un mariage RAYNAL-GALTIER on inscrira l'un des deux noms dans le champ Nom et l'autre dans le champ épouse mais on peut faire des recherches beaucoup plus affinées voir plus loin "Choix des critères de recherche"
Le bouton "Rechercher" permet de lancer la recherche une fois que les critères de recherche ont été choisis
Le résultat de la recherche apparaît . Le nombre de fiches ayant satisfait à la recherche est indiqué dans un bandeau vert . En cliquant en haut de page sur > on peut faire défiler les fiches trouvées. Si la réponse est négative (pas de réponse trouvée) le résultat négatif apparaît dans un bandeau rouge
NB : si l'on veut éventuellement corriger des fiches on procèdera comme indiqué ci-dessus pour consulter le résultat d'une recherche mais si on désire simplement consulter il sera plus agréable de faire défiler les fiches en recourant (voir plus loin) au bouton "Envoyer"

Le bouton "Fin de Recherche" permet de mettre fin à la recherche comme son nom l'indique clairement

Le bouton RAZ (Remise à Zéro) situé juste au dessous du bouton "Fin de Recherche"permet d'effacer les résultats d'une recherche précédente et de choisir de nouveau critères de recherches 

Le bouton "Détruire la Sélection" situé au dessous du bouton RAZ : Pour voir apparraître l'intitulé de ce bouton il suffit que vous survoliez ce bouton avec le curseur de la souris

Les fiches trouvées au terme d'une recherche peuvent être au choix :
   1/ Consultées
   3/ Exportées sous forme Excel ou PDF  (voir plus loin)
   3/ Détruites : si vous amenez le curseur de la souris au niveau d'un bouton situé au dessous du bouton RAZ et d'un nouveau bouton "Gestion" on vous indique que l'appui sur ce bouton permet de détruire la sélection . Cela peut par exemple vous permettre de supprimer les fiches d'un relevé par une version actualisée de ce relevé.

Le bouton Gestion placé au dessous du bouton "détruire la sélection" vous permet de passer à une nouvelle Base de données existante ou d'en créer une

Enfin ci après quelques précisions encore sur l'export Excel des fiches (mais cela sera mieux précisé dans un chapitre dédié au Mode TABLE) et la présentation du bouton "Envoyer"


Les fiches trouvées par la recherche (= les fiches sélectionnées) peuvent être exportées au format Excel. Pour cela, une fois effectuée une recherche il faut passer en Mode Table (cliquer sur le bouton Table) et procéder à un export Excel en cliquant en un point quelconque de la Table du bouton droit de la souris et en choisissant Export Excel . Cette fonction existait dans les versions 1.xx et 2.yy de GeneaSaisie . On peut maintenant choisir de ne pas exporter certains champs . Voir Plus loin "Choix des champs à exporter dans un export Excel" .

Le fait d'exporter des fiches sélectionnées permet par exemple d'exporter les mariages d'une commune si on a pris soin de choisir comme critère de Recherche de mettre "M" dans la case Acte et de mettre le nom de de la commune ou de la paroisse qui nus intéresse dans la case prévue à cet effet

Le bouton "Envoyer" . Ce bouton peut être mis en jeu en jeu après avoir effectué une recherche . Il permet d'éditer plusieurs types d'états de fiches (Word, HTML, PDF) et même de faire un envoi de fiches au format PDF à partir du logiciel GeneaSaisie. Voir plus lin "Les états générés par le bouton "Envoyer"

 

Pratique de la recherche         haut de page

     1/ Une recherche simple :
Dans l'image visible en haut de page on peut voit le résultat d'une recherche simple où on a choisit de rechercher le mariage d'un certain Jean RAYNAL

Avant d'aller plus loin je signale que dans tous les exemples donnés les critères de recherche sont indiqués en lettres capitales pour une plus grande efficacité de lecture de cette page mais on peut effectuer les recherches en les mettant indifféremment en MAJUSCULES ou en minuscules et les caractères accentués ne troublent la recherche . La recherche GALTIE trouve aussi bien GALTIER, GALTIÉ, GALTIÊ, GALTIË  que GALTIÈ. Il est donc inutile de mettre des accents dans vos critères de recherche. Le résultat est le même.

On a cliqué sur "Mode Recherche" et cette indication est apparue dans un bandeau bleu en haut de page.

Dans le champ Nom on a inscrit RAYN
Dans le champ Prénoms on a inscrit JE
Dans le champ Acte on a mis M

On a cliqué sur "Recherche" et au bout de quelques secondes le résultat a été affiché dans le bandeau vert . Vous lisez ci dessus "36 actes trouvés".    . En haut de l'écran , à droite du bouton "Envoyer" vous lisez "Nb de fiches 22489" et vous savez que le fichier comporte ce nombre de fiches sur lesquelles s'est exercée la recherche

Vous pouvez consulter ces fiches l'une après l'autre en cliquant en haut de page du programme sur > qui vous permet de consulter les fiches une à une. Cette façon de consulter les fiches une à une vous permet de les compléter ou corriger . Une fois que vous aurez modifié une fiche il vous faudra cliquer sur "Appliquer" puis vous pourrez continuer la consultation des fiches suivantes.

Une façon plus agréable de consulter les fiches trouvées vous est offerte en cliquant sur le bouton "Envoyer" .A partir de là vous pouvez consulter vos fiches facilement en cliquant sur > ou < , vous pouvez imprimer ces fiches, les convertir à aux formats WORD, HTML et surtout PDF et même envoyer ces fiches par e mail au format PDF ou sous forme de fiche native à un correspondant, le tout à partir de GeneaSaisie. Il faut pour cela cliquer sur le bouton "Envoyer" : on y reviendra

Vous pouvez décider de faire un export EXCEL de ces fiches trouvées (ou si vous préférez des fiches "sélectionnées") et pour cela vous cliquez dans le bandeau de Geneasaisie sur Mode Table . Si vous êtes un utilisateur antérieur des versions antérieurs de GeneaSaisie vous savez qu'il vous faut en mode TABLE cliquer sur le bouton droit de la souris et choisir "Export Excel". Des nouveautés dans cette version permettent d'affiner l'export EXCEL : Voir plus loin "Des Exports Excel paramétrables"

     2/ Affiner la recherche

La recherche ci dessus avec trois critères a "trouvé" 36 actes. Pour affiner la recherche il suffit d'ajouter un critère de recherche

Dans l'exemple ci dessous où la recherche portait sur les critères "M" dans le champ Acte, "RAYN" dans le champ Nom, "JE" dans le champ Prénoms le résultat affiché sur fond vert est "36 actes trouvés". Sans entrer encore sur les subtilités sur le choix des critères de recherche vous avez compris que ces critères sont un (ou plusieurs: voir plus loin) groupe(s) de lettres que vous inscrivez dans un champ donné
Pour trouver les actes de mariages concernant un nommé Jean RAYNAL j'ai sur un fiche vierge mis les indications souhaitées dans les champs correspondants et j'ai cliqué sur "Rechercher". Résultat 36 actes trouvés.
En mettant des critères de recherche plus précis j'aurais eu moins de fiches sélectionnées par la recherche

36 actes pour moi avec une recherche portant sur plus de 22 000 fiches c'est encore trop de réponses. Dans le cas particulier supposons que j'ignore le prénoms de l'épouse (document tronqué) et que le patronyme de l'épouse en partie illisible dans les actes à ma disposition se termine par BERT

Je clique sur RAZ pour effacer les résultats de la recherche précédentes

Je reprends les critères antérieurs et j'en rajoute un

Dans le champ nom on a inscrit RAYN
Dans le champ prénom on a inscrit JE
Dans le champ Acte on a mis M
Dans le champ épouse je mets BERT

Seront sélectionnées toutes les fiches de mariage dont l'époux se nomme Jean RAYNAL et dont le patronyme de l'épouse comporte la chaîne de caractère (c'est à dire le groupe de lettres) BERT

Si nous relançons maintenant la recherche (Clic sur "Rechercher") nous verrons que deux fiches satisfont à la demande . Dans l'une l'épouse s'appelle BERTRAND et dans l'autre elle s'appelle GAUBERT . Comme nous savions que le patronyme recherché se terminait par BERT il n'y a qu'une seule fiche qui satisfasse réellement à la demande , celle où le patronyme de l'épouse est GAUBERT  et le prénom Marie. Des actes ultérieurs nous confirmerons si la fiche que avons trouvée est la bonne car il est très possible que l'acte que nous recherchons ne soit pas dans le fichier.

A ce stade vous avez perçu un élément fondamental : les critères de recherche sont des chaînes de caractères (= groupes de lettres ou de chiffres si la recherche se fait à l'intérieur d'un nombre) et ils peuvent se trouver n'importe où (au début, au milieu ou à la fin) du nom ou du nombre.

Dans le dernier exemple on a choisi de mettre des critères de recherche dans 4 champs (ou 4 colonnes si vous raisonnez en Excel . Vous auriez pu en mettre dans tous les champs et dans bien des cas, plusieurs par champ . Plus vous mettrez de critères de recherche et plus la recherche peut être longue

 
Choix des critères de recherche        haut de page

Ainsi pour tous les champs importants vous disposez de deux critères de recherche

Quelques exemples :

Recherche dans un champ à un seul critère : Pour trouver toutes les fiches du dossier 2E075086 il suffit d'écrire ce nombre dans le champ N° dossier . Si on prenait comme critère de recherche 75086 on trouverait les mêmes fiches mais aussi si elles existent les fiches du dossier 4E875086

Recherche dans un champ à plusieurs critères :
Le cas le plus intéressant est celui de la recherche dans le champ "Nom". On peut être pour la normalisation des patronymes mais il y a toujours des cas où le patronyme ne sera pas bien lu et dans ce cas on note ce qu'on déchiffre (péniblement). En outre si on travaille sur les relevés de plusieurs décrypteurs les patronymes n'auront pas toujours été normalisés de la même façon . Pou l'un le patronyme normalisé sera ROUTABOUL et pour l'autre ce sera ROUTAVOULP. Il est bien que l'outil de recherche permette de trouver toutes les réponses à une question (requête)

Pour  les Patronymes , Prénoms, noms de lieux , de commune, de paroisse , témoins, notes vous avez droit à deux critères de recherche . Ne pas l'oublier . Pour en bénéficier au mieux il faut s'efforcer de retrouver le groupe de lettre que l'on retrouve dans  les formes variables d'un patronyme (ou du prénoms, etc...)

Imaginons que je m'intéresse au patronyme PLENECASSANHE . Il en existe bon nombre de variantes
Si j'inscrit les critères PL GNE dans le champ nom j'obtiens les résultats suivants

PLAINECASSAIGNE, PLEINECASSAGNE, PLECASSAGNE, PLENECASSAGNE, PLENECASSAGNE  toutes ces forme d'un même patronyme avec et sans S final
J'aurais pu faire mieux si j'avais choisi comme critères PL CASS car j'aurais eu les mêmes réponses plus celle où le patronyme se termine par NHE

Recherche du patronyme CAPELLE : dans certains actes on le trouve sous les formes CAPPELLE ou CAPELE
La recherche avec CAP PEL (2 critères de recherche dans le champ "Nom") permettra de retrouver toutes les formes. Observez bien : la lettre P est commune aux deux critères choisis . La recherche retrouve toutes les formes du patronyme avec un P ou 2, un L ou 2

recherche sur le patronyme VIAROUGE : il existe notamment sous les formes VIARROUGE et VIÉROUGE. Donc un A ou un E en 3ème lettre, un R ou deux . En prenant les critères VI ROU on trouve toutes les formes

recherche du patronyme REFREGIER : de nombreuses formes existent avec au début RE, RIEU ou RIOU , à la fin GIERS, GIER, GIES. Dans tous les cas on a la chaîne constante FREG et au début la chaîne RE . Notez qu'une chaîne peut se limiter à une lettre et si ici on prenait R FREG on trouverait tous les résultats cherchés

recherche dans les prénoms : il y a souvent plusieurs prénoms . Les deux critères peuvent s'exercer sur un seul des prénoms ou sur plusieurs d'entre deux (mais 2 critères au total pour le champ "Prénoms" )

recherche du prénom Marianne . Le problème c'est que pour la même personne on trouve une fois sur deux Marie Anne. En prenant comme critères MARI ANN on trouve les deux . On trouve aussi les Anne Marie car l'ordre des critères est sans importance

recherche du prénom Pierre Jean . On prend comme critère PI JE. On les trouve tous et avec eux les Jean Pierre et si la personne s'appelle Jean Pierre Jules elle est sélectionnée aussi car ce qui importe c'est qu'on trouve dans le champ les critères choisis

Les possibilités du programme ne signifient pas que je suis hostile à la normalisation des patronymes. Elles permettent en sélectionnant les variantes de procéder si on le veut à une normalisation.

 
Corrections de Fiches        haut de page

Souvent au cours de nos dépouillements il nous arrive d'être en difficulté plus ou moins grande .

Dans ce cas là nous notons dans le champ ? ou ?? ou DURAND ? (ai-je bien lu ?)
Il sera facile de retrouver toutes ces fiches qui posent problème en choisissant comme critère de recherche le point d'interrogation ? . La recherche nous  ramènera toutes les fiches qui posent problème . Nous pourrons opérer les modifications que nous voudrons mais avant de quitter toute fiche modifiée nous devrons cliquer sur "Appliquer"

De toute façon quand notre recherche nous a ramené un certain nombre de fiches nous pouvons lorsque nous les consultons les modifier, corriger ou compléter. Il nous faut en quittant chaque fiche cliquer sur "Appliquer" pour valider la modification.

 
Mode table : L'export Excel        haut de page

Après avoir fait une recherche vous pouvez souhaiter faire un export Excel ou simplement visualiser les fiches trouvées sous forme de colonnes comme dans Excel. Dans ce cas là il vous faut cliquer sur "Mode Table" . Quelquefois l'exécution n'est pas immédiate et demande quelques secondes et il faudrait peut être là un message du type "Patience, j'aménage la Table" . Ce temps est fonction de la mémoire vive dont vous disposez et du microprocesseur dont est équipé votre ordinateur

Remarque : vous retrouvez des boutons qui vous ont déjà été présentés Mode Recherche, Rechercher, Fin Recherche et RAZ . Vous pouvez donc faire des recherches en mode TABLE mais vous ne pourrez modifier les fiches (Pas de bouton "Appliquer")

Les colonnes apparaissent dans l'ordre où elles ont été créées c'est à dire N°, N° CD, N° Dossier, N° photo , Nom commune, Paroisse. Vous pouvez faire disparaître de l'affichage les colonnes qui ne vous conviennent pas . Il suffit pour cela de faire avec le bouton droit de la souris un clic sur la table et de cliquer sur "sélectionner les colonnes". Là  vous décochez les colonnes dont l'affichage ne vous paraît pas temporairement utile ou souhaitable . Vous pourrez rétablir à tout moment un affichage plus complet.

Attention : les colonnes que vous avez décochées de l'affichage ne seront pas dans l'export Excel si vous le faites à ce moment là

Autre remarque : cette sélection et désélection de colonne ne peut s'opérer que sur les 32 premières colonnes du fichier (sur 40) . S'il reste encore selon vous des colonnes indésirables dans l'export Excel il vous sera facile de les supprimer dans Excel

 
Mode table : L'import Excel        haut de page

L'Import Excel a été décrit avec les fonctions de Base du programme . Il n'a pas changé si ce n'est qu'il concerne un plus grand nombre de champs

Il faut se mettre en Mode Table et cliquer sur "Importer"

ATTENTION : Avant d'importer un fichier il faut d'abord impérativement l'avoir fermé dans Excel

Il faut affecter au champ de Geneasaisie le numéro de champ correspondant de l'import

Attention : si le fichier d'origine ne comporte pas la colonne Acte le mieux est de la créer avant l'import

GeneaSaisie permet de faire des recherches faciles des naissances de tous les enfants d'un couple et leurs mariages . Quand vous faites la saisie le patronyme de l'enfant se recopie automatiquement dans la case "Nom père" , ce qui permet ce type de recherche.

Si vous faites un import Excel à partir d'un fichier qui n'a pas été saisie dans GeneaSaisie il n'y aura bien souvent pas la colonne "nom père". C'est de peu d'importance . Au moment de l'Import on demande au logiciel d'importer dans le champ père la même information que dans le champ Nom et on paramètre de même la recopie de l'information Nom épouse dans le champ "beau père"

 
Le bouton Envoyer        haut de page

Une des possibilités les plus intéressantes après avoir réussi une recherche est de cliquer sur ENVOYER

La première des fiches sélectionnées apparaît à l'écran . Des couleurs de surlignage ont pour but de rendre les fiches non plus jolies mais plus intelligibles  . Ainsi toutes les informations concernant les deux partenaires d'un couple sont surlignées en jaune, les informations des parents d'un enfant ou d'un époux sont surlignées en VERT tout comme celles des parents d'une épouse

Le problème où un champ n'est pas assez long pour contenir tout ce qu'il devait contenir a été prévu et l'affichage de ces informations se fait au besoin sur plusieurs lignes . Ainsi peut être gérer par exemple le cas où il y a beaucoup de prénoms , où le nom est exceptionnellement long, les infos "divers" des différents personnages anormalement étoffées .

Quand on saisissait ces informations longues elles n'apparaissent pas in extenso faute de place sur la fiche de saisie mais elles sont intégrées dans la fiche que l'on peut visualiser en Mode "Envoyer" et elles seront dans l'export Excel

Donc après avoir cliqué sur Envoyer vous pouvez visualiser les fiches et  les faire défiler agréablement en cliquant en haut de page sur >  pour passer à la suivante. L'affichage indique en haut de page 1/34 si 34 fiches ont été sélectionnées . En cliquant sur > c'est 2/34 et vous revenez en arrière par <

En haut de page un certain nombre de possibilités vous sont offertes sous forme de boutons
   - imprimer : vous pouvez imprimer la fiche courante ou toutes les fiches
   - mettre la ou les fiches trouvées au format Word RTF
   - mettre la ou les fiches trouvées au format Internet HTML
   - mettre la ou les fiches trouvées au format PDF
   - faire un envoi e mail des fiches sélectionnées au format de fiche que vous voyez à l'écran
   - faire un envoi des fiches sélectionnées au format PDF

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